Personvernerklæring

Sist oppdatert: 11. november 2026

Respondgentic er en AI-assistent som svarer på meldinger til en virksomhets WhatsApp-nummer, og som lar virksomhetens ansatte følge og overta samtaler i en innboks på nett. Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor, hvem som hjelper oss, og hvilke rettigheter du har.

1. Hvem vi er

Respondgentic leveres av Syrwegian Kanout, et enkeltpersonforetak registrert i Norge med organisasjonsnummer 926 608 126 («vi», «oss»).

Kontakt for spørsmål om personvern: privacy@respondgentic.com

2. To roller: behandlingsansvarlig og databehandler

Vi er behandlingsansvarlig for opplysninger om virksomhetene som bruker Respondgentic og deres ansatte: innlogging, teammedlemmer og invitasjoner, og fakturering. Vi bestemmer hvordan disse opplysningene brukes.

Vi er databehandler for opplysninger om personer som sender meldinger til en virksomhet som bruker Respondgentic (virksomhetens kunder). Virksomheten er behandlingsansvarlig: den bestemmer hva assistenten svarer og hva som skjer med samtalene. Vi behandler disse opplysningene bare etter virksomhetens instrukser, under en databehandleravtale med virksomheten. Har du sendt melding til en virksomhet på WhatsApp, bør du først kontakte den virksomheten om opplysningene dine; vi hjelper dem med å svare deg.

3. Opplysninger om personer som sender melding til en virksomhet

Når du sender en melding til en virksomhet som bruker Respondgentic, mottar vi den fra WhatsApp (Meta) og behandler:

• Kontaktopplysninger: WhatsApp-nummeret ditt og profilnavnet du har valgt i WhatsApp.
• Meldinger: teksten i meldingene du sender og svarene du får, fra assistenten eller fra virksomhetens ansatte, med tidspunkt. For talemeldinger, bilder og andre filer lagrer vi bare typen (for eksempel «[image]»); selve filen laster vi ikke ned eller tar vare på.
• Valg om markedsføring: om du har sagt ja til markedsføringsmeldinger fra virksomheten, når og hvordan (for eksempel ved å sende START), og når du sa nei (for eksempel ved å sende STOPP).
• Bestillinger: hvis virksomheten tar imot bestillinger gjennom assistenten, navnet, tidspunktet og notatet for bestillingen din.

Fødselsnumre fjernes. Hvis en melding inneholder et norsk fødselsnummer, D-nummer eller H-nummer, erstattes det med «[ID number removed]» før meldingen lagres, logges eller sendes til AI-en. Skjemaer som trenger fødselsnummer, ligger fortsatt på virksomhetens egen nettside.

Formål: å svare deg på vegne av virksomheten, å la virksomhetens ansatte se og fortsette samtalen, å varsle virksomheten når en melding trenger et menneske (for eksempel en klage, et ønske om å snakke med noen, eller en bestilling), og å respektere valget ditt om markedsføring.

Slik brukes AI: assistenten skriver svar med en AI-modell, basert på virksomhetens egen informasjon (ofte stilte spørsmål, dokumenter, nettsider og, på enkelte abonnement, lesetilgang til data fra virksomhetens egne systemer) og de siste meldingene i samtalen din. Den tar ikke avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende betydning for deg. Du kan når som helst be om å snakke med et menneske; da stopper assistenten, og virksomhetens ansatte tar over.

Varsler: når en melding trenger oppfølging, får virksomheten et WhatsApp-varsel på sin egen telefon. Varselet inneholder navnet eller nummeret ditt, årsaken og et kort sitat (inntil 160 tegn) fra din siste melding.

Markedsføringsmeldinger: en virksomhet kan bare sende deg markedsføring gjennom Respondgentic hvis du har sagt ja. Send STOPP når som helst for å stoppe dem; send START for å si ja igjen.

4. Opplysninger om virksomheter og deres ansatte

• Konto og team: navn, e-postadresse, rolle, innloggingsdata og invitasjoner til et team.
• Fakturering: firmanavn, fakturakontakt og abonnementsdetaljer. Kortbetalinger håndteres av Stripe; vi ser ikke og lagrer ikke kortnumre.
• Innstillinger og innhold: virksomhetens kunnskapsbase, opplastede dokumenter, nettsider den ber oss lese, varslingsnummer og andre innstillinger.
• Bruk: antall AI-svar, meldinger og samtaler, for abonnementsgrenser og statistikk.

Formål og rettslig grunnlag: å levere tjenesten etter avtalen med virksomheten (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b), å oppbevare regnskapsopplysninger slik norsk lov krever (art. 6 nr. 1 bokstav c), og å holde tjenesten sikker og i drift (vår berettigede interesse, art. 6 nr. 1 bokstav f).

5. Hvem som hjelper oss (underdatabehandlere)

Vi bruker disse leverandørene for å drive Respondgentic. Hver av dem kan bare bruke opplysningene til å levere sin tjeneste til oss.

Vi oppdaterer listen før vi tar i bruk en ny leverandør.

Når en leverandør behandler opplysninger utenfor EU/EØS, er overføringen dekket av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) i leverandørens databehandlervilkår, eller av EU–US Data Privacy Framework der leverandøren er sertifisert.

Vi selger ikke personopplysninger, og vi bruker dem ikke til annonsering.

6. Hvor lenge vi lagrer opplysninger

• Samtaler og kontakter: 12 måneder etter siste melding, eller til virksomheten sletter dem eller avslutter abonnementet, det som kommer først.
• Konto og team: så lenge kontoen er aktiv, og 90 dager etter at den avsluttes.
• Regnskapsopplysninger: 5 år, slik bokføringsloven krever.
• Tekniske logger: brukes bare til å finne og rette feil. De inneholder aldri fødselsnumre.

7. Informasjonskapsler og lagring i nettleseren

Denne nettsiden setter ingen informasjonskapsler. Dashbordet bruker bare det som trengs for at det skal virke: en informasjonskapsel for innlogging, og lagring i nettleseren som husker valgt språk og hvilken virksomhet du sist åpnet. Vi bruker ingen informasjonskapsler for annonsering eller sporing.

8. Sikkerhet

Opplysningene lagres i EU (Frankfurt). Hver virksomhets data er skilt fra de andres på databasenivå, slik at en virksomhet ikke kan se en annens data. Forbindelser er kryptert, og tilgangsnøkler til WhatsApp lagres kryptert.

9. Dine rettigheter

Etter GDPR kan du be om innsyn i opplysningene dine, retting, sletting, begrensning og en kopi i et maskinlesbart format, og du kan protestere mot behandling som bygger på vår berettigede interesse. Der behandlingen bygger på samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst.

• Har du sendt melding til en virksomhet: kontakt den virksomheten; den er behandlingsansvarlig. Du kan også skrive til oss, så videresender vi forespørselen og hjelper til.
• Er du kunde hos Respondgentic: skriv til privacy@respondgentic.com.

Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.no), eller til tilsynsmyndigheten i ditt eget EU/EØS-land.

10. Slik sletter du opplysningene dine

Se Slett opplysningene dine for fremgangsmåten.

11. Endringer

Vi oppdaterer denne siden når behandlingen av opplysninger endres, og viser datoen øverst. Virksomheter som bruker Respondgentic, får beskjed på e-post om viktige endringer.